Menyelaras pentadbiran, aset, rekod dan perkhidmatan sokongan Majlis secara cekap
Jabatan Pentadbiran merupakan jabatan sokongan utama Majlis Perbandaran Sandakan yang menyelaras pengurusan rekod, pentadbiran am, aset, dewan, bengkel kenderaan, aduan awam, urusan korporat serta urus setia mesyuarat. Berdasarkan Carta Fungsi yang dikemas kini pada 23 Julai 2025, jabatan ini memastikan operasi harian Majlis berjalan secara teratur melalui penyelarasan kemudahan, dokumentasi, perolehan, keselamatan, logistik, protokol dan perkhidmatan pelanggan.
Objektif Jabatan
Fungsi Utama Jabatan
Pengurusan Fail dan Rekod
Menyelaras surat-menyurat, bilik fail aktif dan fail tutup, pewujudan fail baharu, pelupusan rekod serta urus setia tadbir urus rekod jabatan.
Pentadbiran Am dan Pengurusan Aset
Menyelaras kebersihan dan penyelenggaraan pejabat, perolehan, aset, kenderaan, keselamatan, kuarters, bilik mesyuarat, inovasi dan audit sistem kualiti.
Pengurusan Dewan dan Padang
Mengurus tempahan, penggunaan peralatan, kebersihan, penyelarasan program serta pelaporan aset dan kerosakan dewan atau padang Majlis.
Bengkel Kenderaan
Melaksanakan penyelenggaraan, pembaikan, pemeriksaan, perolehan alat ganti serta penyelarasan kerja bengkel luar bagi kenderaan Majlis.
Pengurusan Aduan Awam
Menerima dan merekod aduan, menyalurkan kepada jabatan berkaitan, membuat pemeriksaan lokasi serta memantau status tindakan sehingga selesai.
Pengurusan Korporat dan Protokol
Menyelaras jemputan, minit, program, logistik, dokumentasi, perolehan, protokol, sambutan tetamu dan pengurusan acara rasmi Majlis.
Urus Setia Mesyuarat
Mengurus urus setia mesyuarat pengurusan, keselamatan, Majlis Penuh, pengurusan aset, antirasuah, Kualiti, Tekno-Tekua, aduan awam dan jawatankuasa berkaitan.
Akses terus kepada perkhidmatan dan saluran berkaitan
Aliran pengurusan dan penyampaian perkhidmatan
- 1Permohonan atau arahan diterimaPermohonan, surat, aduan, tempahan, keperluan program atau arahan pengurusan diterima dan direkodkan.
- 2Semakan bidang dan keperluanDokumen, aset, kemudahan, logistik, kenderaan atau urusan yang diperlukan dikenal pasti.
- 3Penyelarasan unit berkaitanTugasan diagihkan kepada bahagian atau pegawai yang bertanggungjawab.
- 4Pelaksanaan dan pemantauanKerja, tempahan, penyelenggaraan, program atau tindakan dilaksanakan dan dipantau.
- 5Dokumentasi dan pelaporanRekod, minit, laporan, inventori atau status tindakan dikemas kini.
- 6Penutupan dan penambahbaikanTindakan disahkan selesai dan maklum balas digunakan untuk penambahbaikan proses.
Fungsi mengikut bahagian
Struktur Fungsi Jabatan Pentadbiran
Carta fungsi yang dibekalkan menghimpunkan tujuh bidang utama Jabatan Pentadbiran.
Maklumat ini dijadikan asas sementara dan boleh dikemas kini melalui CMS apabila versi rasmi yang lebih jelas diterima.
Carta asal dikemas kini pada 23 Julai 2025.
Bahagian Pengurusan Fail dan Rekod
Menyelaras edaran surat-menyurat Majlis kepada jabatan dan agensi luar.
Mengurus bilik fail aktif, fail tutup, pewujudan fail baharu dan pelupusan rekod.
Menyediakan agenda, minit dan pencatatan mesyuarat serta menjadi urus setia tadbir urus rekod jabatan.
Bahagian Pentadbiran Am dan Pengurusan Aset
Menyelaras kebersihan, penyelenggaraan pejabat dan kediaman rasmi Presiden.
Mengurus LPO/GWO, baucar bayaran, pembelian, aset, cukai jalan, insurans, kawalan keselamatan dan kuarters Majlis.
Menyelaras bilik mesyuarat, lot parkir pejabat, uniform, inovasi, Pelan Strategik MPS dan Audit Dalaman MS ISO 9001:2015 (QMS).
Bahagian Dewan dan Padang
Menyelaras tempahan dewan dan padang serta penggunaan peralatan.
Mengurus kebersihan, penyelarasan program rasmi atau tidak rasmi dan logistik.
Menyediakan laporan aset, inventori, kerosakan dan kecurian yang berlaku.
Bahagian Bengkel Kenderaan
Melaksanakan penyelenggaraan, pembaikan pulih, pemeriksaan dan perolehan alat ganti kenderaan.
Menyelaras pembaikan atau penyelenggaraan kenderaan menggunakan panel bengkel luar apabila diperlukan.
Bahagian Aduan Awam
Menerima dan merekod aduan berkaitan perkhidmatan Majlis dan jabatan atau agensi luar.
Menyalurkan aduan kepada jabatan yang bertanggungjawab, membuat pemeriksaan lokasi dan membuat susulan sehingga aduan selesai.
Menyelaras penggunaan Sistem Aduan Awam serta urus setia mesyuarat pengurusan aduan.
Bahagian Korporat
Menyelaras jemputan, minit, surat-menyurat dan pemantauan program sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan.
Mengurus anggaran perbelanjaan, agihan tugas, tatacara majlis, dokumentasi, tuntutan, pergerakan orang kenamaan, protokol, kenderaan, sambutan dan susun atur tetamu.
Menyelaras kunjungan hormat dan pengurusan tetamu rasmi Majlis.
Tugas Urus Setia Mesyuarat
Menyelaras urus setia pelbagai mesyuarat utama Majlis termasuk pengurusan tertinggi, keselamatan daerah, Majlis Penuh, pengurusan aset, antirasuah, sistem pengurusan kualiti, Tekno-Tekua, pengurusan aduan awam dan tadbir urus rekod jabatan.
Senarai mesyuarat boleh ditambah atau dipinda melalui CMS apabila maklumat terkini diterima.
Maklumat ringkas untuk orang awam
Apakah urusan utama Jabatan Pentadbiran?
Jabatan Pentadbiran menyelaras rekod, pentadbiran am, aset, dewan dan padang, bengkel kenderaan, aduan awam, urusan korporat, protokol serta urus setia mesyuarat Majlis.
Bagaimanakah orang awam boleh mengemukakan aduan?
Aduan boleh disalurkan melalui saluran Aduan Awam MPS dengan menyertakan lokasi, butiran isu dan gambar jika ada untuk membantu penyelarasan tindakan.
Bagaimanakah urusan tempahan dewan atau padang dibuat?
Permohonan hendaklah dikemukakan kepada bahagian berkaitan dengan maklumat tarikh, masa, tujuan penggunaan dan keperluan peralatan. Syarat serta kadar tertakluk kepada ketetapan semasa MPS.
Apakah fungsi Bahagian Korporat?
Bahagian Korporat menyelaras program, jemputan, logistik, dokumentasi, protokol, sambutan tetamu dan urusan orang kenamaan bagi program rasmi Majlis.
Adakah maklumat pada halaman ini boleh dikemas kini?
Ya. Semua tajuk, fungsi, skop, aliran, FAQ dan gambar boleh disunting melalui CMS apabila maklumat rasmi baharu diterima.
Professional, accountable and people-focused service delivery
The Administration Department supports the Council through records management, general administration, facilities coordination and orderly internal service delivery.
Department Objectives
Department Core Functions
Core Responsibilities
Manage the principal functions and responsibilities assigned to Administration.
Operational Coordination
Coordinate work, information and follow-up action with relevant Council departments, agencies and stakeholders.
Records and Monitoring
Maintain appropriate records and monitor actions to support accountability and continuous service improvement.
Service management and delivery flow
- 1ReceiveApplications, instructions, reports or service requirements are received and recorded.
- 2ReviewInformation and supporting documents are reviewed according to the department’s scope and applicable requirements.
- 3ActionNecessary action is carried out or coordinated with the relevant officers and parties.
- 4RecordThe outcome is recorded and retained for monitoring and future reference.
Quick information for the public
Where can I obtain further information?
Please contact Sandakan Municipal Council through the official contact channels or refer to the information provided on this page.
专业、负责并以民为本的服务
行政部门通过档案管理、一般行政事务、设施协调及有序的内部服务，为市议会运作提供支持。
部门目标
部门主要职能
主要职责
管理行政部门所承担的主要职能与职责。
运作协调
与相关市议会部门、机构及利益相关者协调工作、资料及后续行动。
记录与监督
保存适当记录并监督处理行动，以支持问责及持续改善服务。
服务管理与传递流程
- 1接收接收并记录申请、指示、报告或服务需求。
- 2审核依据部门职责范围及相关要求审核资料和支持文件。
- 3处理由相关官员执行所需行动，或与有关单位协调处理。
- 4记录记录处理结果并保存，以供监督及日后查阅。
公众简要资讯
如何获取更多资料？
请通过山打根市议会官方联络渠道联系相关单位，或参阅本页面所提供的资料。